Structuur aanbrengen in de bestanden en informatie is fundamenteel voor iedere organisatie. Vaak komt het voor dat belangrijke bestanden op verkeerde plekken worden opgeslagen, waarna ze niet meer terug te vinden zijn. Gezien de vele data die je dagelijks moet bijhouden is het wel zo handig als je precies weet waar je alle documenten kunt vinden. Zorg er dus voor dat alle bestanden georganiseerd zijn opgeslagen, zodat je nooit meer uren hoeft te zoeken naar die ene bezoeker. Een georganiseerde opslag bereik je met een document management systeem.
De vele voordelen van een document management systeem
Een document management systeem, oftewel een DMS, is een systeem waarmee je belangrijke document op een veilige en vindbare plek kunt opslaan. Wat dit systeem zo praktisch maakt is dat iedere genodigde toegang heeft tot het systeem en zo ook tot de bestanden. Zo kunnen documenten gemakkelijk worden uitgewisseld binnen het bedrijf. Het DMS systeem kent een hoge veiligheid waardoor de bestanden alleen in handen kunnen vallen van geautoriseerde werknemers.
Door één systeem in te voeren voor de opslag van alle belangrijke documenten zorg je voor een gestructureerde informatiestroom binnen je bedrijf. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie wat zorgt voor een betere organisatie en toegankelijkheid. Ook taken en acties kunnen door een DMS systeem beter worden voorzien. Samenwerken wordt namelijk een stuk makkelijker door middel van dit systeem.
Met versiebeheer raak je nooit meer belangrijke informatie kwijt
Een belangrijk onderdeel van een document management systeem is versiebeheer. Het kwijtraken van belangrijke documenten is een nachtmerrie voor ieder bedrijf. Helaas komt het vaker voor dan je denkt: soms kun je alleen maar oude versies terugvinden of heb je het document op een verkeerde locatie opgeslagen. Om dit soort fouten te voorkomen kun je gebruikmaken van versiebeheer.
Met versiebeheer hou je de verschillende fases van documenten bij, zodat je altijd op de hoogte van de nieuwste versie van een document en dus niet verward met een oude bestand. Op het moment dat je wijzigingen aanbrengt in het document wordt dit geregistreerd. Als je een specifieke versie nodig hebt ben je altijd in staat om deze op te roepen. Met versiebeheer documenteer je dus het hele proces van een bestand van begin tot eind. Doordat de documenten altijd op een centrale plek zijn opgeslagen raak je zo nooit meer kwijt en gaat er geen informatie verloren.
